Image
Top
Navigation
31 mei 2016

De vragen die ertoe doen bij de organisatie van een beurs of event

“We hebben gekozen voor een design van een andere standbouwer. Alsnog bedankt voor jullie voorstel en wellicht tot een volgende keer.” Dat is lekker dan. Hebben we er dertig, misschien wel veertig ontwerpuren in gestoken, talloze gesprekken en brainstormsessies gehad, krijg je dit. Natuurlijk: een pitch verliezen kan een keer. Maar waar ging het fout? Wat hadden we beter kunnen doen? Wat hebben we niet goed begrepen? Waren we gewoon te duur? Of vond je mijn collega een mafkees?

Het is opvallend hoe lastig het is om een goed onderbouwde terugkoppeling te krijgen. En zo moeilijk zou dat toch niet moeten zijn. Als je aan het begin van het proces goed aangeeft wat je uiteindelijk wilt en wat de belangrijke thema’s zijn, dan kun je het ontwerp lang deze meetlat leggen. Toch?

“Zeg, waarom eigenlijk?”

Bij de organisatie van beurzen en events ligt de grootste kans op echt succes al bij de briefing. Je herkent het vast wel? Er is besloten op korte termijn een event te organiseren: of jij dat even wilt regelen. Je schrijft een briefing en stuurt het document rond per mail om de vaart erin te houden. Iedereen heeft er wat over te zeggen vanuit eigen belang: marketing zit vooral op het service level en de uitdaging van de klant, terwijl sales zoveel mogelijk mensen wil spreken om de producten en diensten te tonen. Finance kijkt puur naar de kosten, terwijl communicatie de boodschap wil bepalen. En dan heeft de CEO ook nog een mening. Zoveel mensen, zoveel meningen. En dat allemaal per mail. Uiteindelijk wordt het een zouteloos stuk vol compromissen. Er wordt vooral voorbij gegaan aan het echte doel: namelijk gewoon contact maken met klanten. En daarmee verkleint de kans op succes.

Vraag in hemelsnaam een volgende keer: “Zeg, waarom wil jij eigenlijk op korte termijn een event en voor wie?” Zo zet je een interessant en relevant gesprek in gang waarin de klantrelatie centraal staat. En waarmee je aangeeft dat je meer kunt bereiken als je het gezamenlijk aanvliegt, wat het werk trouwens ook nog leuker maakt. Op basis hiervan kun je een topbriefing maken, vergroot je de kans op een te gek voorstel van de uitvoerende partij en het succes van het event zelf.

Organiseer een kick-ass kick-off

Organiseer desnoods een kick-ass kick-off. Natuurlijk, iedereen heeft het druk genoeg met zijn eigen werk. Maar vraag jezelf af: waar zijn we mee bezig? En vooral, voor wie? Het draait om keuzes durven maken, keuzes die in het belang zijn van jouw klant. Want voor hen doe je het toch? Dat kunnen jouw collega’s niet anders dan beamen.

Nodig dus alle mensen uit die een rol in het event hebben en ga eens samen zitten. Niet alleen omdat er hoge kosten gepaard gaan met een event, en als je het doet, doe het dan goed, maar juist omdat je met een event impact kan maken. Hallo! Hier lopen jouw klanten rond, het zijn net echte mensen. Mensen met wie jij in gesprek wilt gaan. En zij willen dat ook. Wat ik je brom.

De vragen die ertoe doen

Tijdens de kick-off heb je het over de enige vragen die ertoe doen:

  • Wat zijn de uitdagingen van onze klant?
  • Wat houdt hem ‘s nachts wakker?
  • Waar krijgt hij enorme jeuk van?
  • Hoe kunnen wij hem hierbij helpen (krabben of een zalf)?
  • Hoe kunnen wij een waardevolle connectie met hem maken?

En als je helemaal los wilt gaan, geef dan even antwoord op out-of-the box vragen als:

  • Wat als er geen standbemanning op de stand mag staan?
  • Wat als er maar één klant op een dag langs komt waardoor je alles uit de kast moet halen? Wat is dan jouw verhaal?
  • Welke indruk wil je bij de beursbezoeker achterlaten nadat hij bij jou op de stand is geweest?
  • Wat als we vier keer meer budget hebben? En, wat als we helemaal geen budget hebben?
  • Wat als je klant visueel gehandicapt is?

Inspireer en daag elkaar uit het beter te doen

Als je samen zit breng je een conversatie op gang, je maakt contact en komt tot een gezamenlijk doel. Het gaat niet om compromissen, het gaat erom dat je het beste in elkaar naar boven haalt. Dat je elkaar inspireert en uitdaagt om het beter te doen. Het is niet alleen respectvoller dan vanuit een digitaal document op ieder zijn idee schieten, je laat mensen ook voelen dat het een leuke manier van samenwerken is.

Bijkomend voordeel: je bereikt sneller je doel omdat je nu een superheldere briefing hebt, een te gek voorstel kunt verwachten van het bureau en de kans op succes vergroot.

Bovendien, bij een pitch zul je hoe dan ook een partij moeten teleurstellen, maar in dit geval heb je een goede inhoudelijke terugkoppeling: “We hebben gekozen voor een design van een andere standbouwer. Ik kan je precies uitleggen waarom”.

Patrick Geurts – managing director/owner Pitchkoff